Geovap > Spisová služba > Smlouvy

Smlouvy

Smlouva je dalším typem objektu spisové služby – stejně jako dokument, spis, ukládací  jednotka apod. Tento modul je nadstavbou Spisové služby umožňující evidenci smluv organizace. 

 

Kontaktujte nás

Elektronická evidence smluv

  • V systému je v elektronické podobě evidována jak samotná smlouva, tak její pozdější dodatky.

  • V procesu vytváření/odsouhlasování smlouvy uvnitř organizace lze využít schvalovacího workflow, které prokazatelně zajistí sledování vývoje konečného znění smlouvy včetně všech jejích verzí.

  • Smlouvy lze vyhledávat dle různých kritérií, nejčastěji se používá vyhledání dle smluvní strany, doby platnosti/účinnosti, odpovědné organizační jednotky nebo fulltextové vyhledání slova (slovního spojení) přímo v textu smlouvy. 

  • Výhodné je propojení modulu Smlouvy s modulem Úkoly, kdy lze pro povinnosti vyplývající ze smlouvy na libovolně dlouho dopředu definovat libovolné množství úkolů s určeným termínem plnění. Při blížícím se termínu plnění na daný úkol Spisová služba upozorní s tím, že ze zobrazeného úkolu lze prostřednictvím vazby přejít přímo ke smlouvě, ke které byl úkol založen.

  • Pokud je systém navíc rozšířem o modul Avízo, dostane příslušný uživatel informaci o blížícím se termínu úkolu vyplývajícího ze smlouvy emailem.